Как автоматизировать согласование заявок на оплату

Почему оплаты застревают в чатах

В сообщении может не быть договора, статьи расходов или срока. Согласующий недоступен, заместитель не назначен, а инициатор отправляет заявку повторно. В результате приоритет определяется настойчивостью, а не правилами компании. Сначала фиксируем обязательные поля и порядок решений.

Из чего состоит заявка на оплату

Для проектирования обсуждаем контрагента, основание, сумму, валюту, срок, проект или подразделение, статью расходов и подтверждающий документ. Состав полей зависит от вашей модели учёта. Важен единый идентификатор заявки, чтобы повторное сообщение не превращалось в повторную оплату.

Как устроить маршрут согласования

Правила определяют следующего согласующего по типу расходов, сумме или подразделению. Необходимо описать возврат на доработку, отклонение, замещение и изменение уже согласованных реквизитов. Каждое решение сохраняется с автором и временем; изменение существенных данных может требовать повторного согласования.

Как связать заявки, бюджет и платёжный календарь

При наличии необходимых данных можно проверять заявку относительно доступного лимита и передавать согласованные обязательства в план платежей. Доступность денег и бюджетный лимит — разные проверки. Полнота прогноза зависит от полноты источников, поэтому автоматизация не гарантирует отсутствие кассового разрыва.

Как ограничить полномочия AI

Агент может извлечь реквизиты из документа, подготовить комментарий или сводку ожидающих заявок. Проверку дублей и порогов лучше задавать правилами. Подпись, утверждение и проведение платежа не передаются агенту по умолчанию. Права и точки согласования фиксируются до пилота.

Что проверяем в пилоте

Берём один вид расходов и ограниченный набор заявок. Проверяем нормальный маршрут, превышение лимита, дубль, отсутствие документа, отпуск согласующего и изменение суммы. Сравниваем время согласования, число возвратов и долю заявок с понятным статусом.

Частые вопросы

Москва и другие города России

Приоритет — малый и средний бизнес Москвы. Другие целевые города: Санкт-Петербург, Новосибирск, Екатеринбург, Казань, Нижний Новгород, Красноярск, Челябинск, Самара, Уфа, Ростов-на-Дону, Омск, Краснодар, Воронеж, Пермь и Волгоград. Возможность, формат работы и необходимость очного обследования согласуем по вашей задаче. Этот список не означает наличие офисов в перечисленных городах.